Sistem Manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)

1. Umum

Berbagai jenis organisasi meningkatkan perhatian terhadap pencapaian dan upaya menunjukkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja (K3) melalui pengendalian risiko K3 yang konsisten dengan kebijakan dan sasaran K3-nya. Hal ini dilakukan dengan pengetatan peraturan perundang-undangan, pengembangan kebijakan ekonomi dan tindakan lain yang menumbuhkembangkan praktek K3 yang baik, dan meningkatnya perhatian tentang isu K3 oleh pihak yang berkepentingan.

Banyak organisasi telah melakukan "kaji ulang" atau "audit" K3 untuk menilai kinerja K3-nya, Namun dalam pelaksanaan "kaji ulang" atau "audit" secara mandiri ini belum tentu memadai untuk menjamin bahwa kinerja organisasi akan secara berkelanjutan memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan dan kebijakan. Agar efektif, kaji ulang dan audit tersebut harus dilaksanakan dalam suatu sistem manajemen yang terstruktur dan terintegrasi dalam organisasi.

Standar persyaratan SMK3 ini ditujukan untuk menyediakan elemen sistem manajemen K3 yang efektif yang dapat diintegrasikan dengan persyaratan manajemen lain dan membantu organisasi dalam mencapai sasaran K3 dan ekonomi.

Standar persyaratan SMK3 yang memungkinkan organisasi mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan dan sasaran dengan mempertimbangkan persyaratan legal dan informasi risiko K3. Dasar pendekatan standar ini diperlihatkan pada Gambar 1. Keberhasilan organisasi dalam menerapkan SMK3 bergantung pada komitmen dari seluruh tingkatan dan fungsi organisasi terutama dari manajemen puncak. Sistem ini memungkinkan suatu organisasi mengembangkan kebijakan K3, menetapkan sasaran dan proses untuk mencapai komitmen kebijakan, melakukan tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan menunjukkan kesesuaian sistem yang ada terhadap persyaratan dalam standar ini. Tujuan umum dari standar ini adalah untuk menunjang dan menumbuhkembangkan pelaksanaan K3 yang baik, sesuai dengan kebutuhan sosial ekonomi. Keberhasilan penerapan dari standar ini dapat digunakan oleh organisasi untuk memberi jaminan kepada pihak yang berkepentingan bahwa SMK3 yang sesuai telah diterapkan.

Catatan Standar ini didasarkan pada metodologi yang dikenal sebagai Plan-Do-Check-Act (PDCA). PDCA dapat dijelaskan Iebih lanjut sebagai berikut.

Gambar 1 Model Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Plan (Perencanaan)             : menetapkan sasaran dan proses yang diperlukan

  untuk mencapai hasil sesuai dengan kebijakan K3   

  organisasi.

Do (Pelaksanaan)                   : melaksanakan proses.

Check (Pemeriksaan)              : memantau dan mengukur kegiatan proses terhadap   

  kebijakan, sasaran, peraturan perundang-undangan   

  dan persyaratan K3 Iainnya serta melaporkan

   hasilnya.

Act (Tindakan)                        : mengambil tindakan untuk perbaikan kinerja K3 secara   

                                                  berkelanjutan.

Pada umumnya organisasi mengelola kegiatannya melalui penerapan sistem proses dan interaksinya, yang dikenal dengan istilah "pendekatan proses" seperti pada ISO 9001. Karena metode PDCA ini dapat diterapkan pada semua proses, maka dua metode ini dianggap sesuai (kompatibel).

Standar ini berisi persyaratan yang dapat diaudit secara obyektif. Namun demikian standar ini tidak menetapkan persyaratan mutlak untuk kinerja K3 di luar komitmen, di dalam kebijakan K3, untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang diberlakukan dan persyaratan lain yang diacu organisasi, untuk mencegah cedera dan gangguan kesehatan, dan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian dua organisasi yang melakukan kegiatan yang hampir sama tetapi memiliki kinerja K3 yang berbeda keduanya dapat dinyatakan memenuhi persyaratan standar ini.

Standar ini tidak mencakup persyaratan tertentu pada sistem manajemen yang lain, seperti manajemen mutu, manajemen lingkungan, manajemen keamanan, atau manajemen keuangan. Walaupun demikian, elemen-elemen dalam standar ini dapat digabungkan atau diintegrasikan dengan sistem-sistem manajemen tersebut. Hal ini memungkinkan organisasi dapat menyesuaikan sistem manajemen yang ada dengan maksud untuk menetapkan SMK3 yang sesuai dengan persyaratan standar ini. Namun demikian, harus ditegaskan bahwa penerapan berbagai elemen boleh berbeda bergantung pada tujuan yang diharapkan dan keterlibatan pihak yang berkepentingan.

Tingkat kerumitan dan kerincian SMK3, luas cakupan dokumentasi dan sumber daya yang diperuntukkan bergantung pada beberapa faktor, seperti lingkup sistem, ukuran dan sifat kegiatan, produk dan jasa, dan budaya organisasi.

2. Ruang lingkup

Standar ini tidak menyatakan kriteria kinerja K3 secara khusus, atau memberikan spesifikasi rinci untuk perancangan suatu sistem manajemen.

Standar ini dapat diterapkan oleh setiap organisasi yang akan:

a.    menetapkan SMK3 untuk mengurangi risiko bagi pegawai dan pihak lain yang berkepentingan yang mungkin mengalami bahaya K3 akibat kegiatannya;

b.    menerapkan, memelihara dan melakukan perbaikan SMK3 secara berkelanjutan;

c.    menjamin kesesuaiannya dengan pernyataan kebijakan K3;

d.   menunjukkan kesesuaiannya dengan:

1.         membuat kebulatan tekad dan deklarasi did; atau

2.         mencari konfirmasi kesesuaian pelaksanaan K3 dari pihak yang memiliki kepentingan dengan organisasi, seperti pelanggan; atau

3.         mencari konfirmasi mengenai deklarasi did dari pihak luar organisasi; atau

4.         mencari sertifikasi SMK3 dari Badan Sertifikasi.

Semua persyaratan dalam standar SMK3 ini dimaksudkan untuk diintegrasikan dalam sistem manajemen organisasi. Tingkat penerapannya akan bergantung pada beberapa faktor seperti kebijakan K3 organisasi, sifat kegiatan dan risiko serta kerumitan pekerjaan.

Spesifikasi standar ini diarahkan pada keselamatan dan kesehatan kerja, dan bukan pada bidang keselamatan dan kesehatan yang lain seperti program kesejahteraan pegawai, keselamatan produk, kerusakan aset atau dampak lingkungan.

Organisasi yang kegiatannya melibatkan pengoperasian fasilitas/instalasi nuklir/radiasi atau melakukan pemanfaatan zat radioaktif dan/atau sumber radiasi pengion dalam menerapkan SMK3 di samping menerapkan semua persyaratan dalam standar ini, juga harus memenuhi segala ketentuan yang disyaratkan dalam peraturan perundangan di bidang ketenaganukliran yang sesuai dengan kegiatan organisasi.

BAB IV

PERSYARATAN MANAJEMEN K3

1.           Umum

Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan perbaikan berkelanjutan SMK3 sesuai dengan persyaratan standar ini dan menentukan cara memenuhi persyaratannya. Organisasi harus menentukan dan mendokumentasikan Iingkup SMK3.

2. Tinjauan awal K3

Organisasi harus melaksanakan peninjauan awal kondisi K3 organisasi saat sebelum menerapkan standar ini. Peninjauan awal kondisi K3 organisasi dilakukan dengan:

a.       identifikasi kondisi yang ada dibandingkan dengan butir-butir yang relevan pada SMK3 ini;

b.      identifikasi sumber bahaya yang berkaitan dengan kegiatan organisasi;

c.       penilaian tingkat pengetahuan, pemenuhan peraturan perundangan dan standar K3;

d.      membandingkan penerapan K3 dengan organisasi dan sektor lain yang lebih baik;

e.       meninjau sebab dan akibat kejadian yang membahayakan, kompensasi dan gangguan, serta hasil penilaian sebelumnya yang berkaitan dengan K3; dan

f.       menilai efektivitas dan efisiensi sumber daya yang disediakan.

2.2.2 Hasil peninjauan awal K3 merupakan bahan masukan dalam perencanaan dan pengembangan SMK3.

3         Kebijakan K3

Manajemen puncak harus menetapkan dan mengesahkan kebijakan SMK3 organisasi dan memastikan bahwa, kebijakan tersebut:

a.            sesuai dengan sifat dan skala risiko SMK3 organisasi berdasarkan hasil pemeringkatan;

b.           mencakup komitmen untuk pencegahan cedera dan gangguan kesehatan dan perbaikan berkelanjutan manajemen dan kinerja K3;

c.            mencakup komitmen untuk memenuhi sekurangnya dengan persyaratan peraturan perundang-undangan yang dapat diterapkan dan dengan persyaratan lain yang akan dipenuhi oleh organiasi yang terkait bahaya K3;

d.           menyediakan kerangka kerja untuk mengatur dan mengkaji sasaran K3;

e.            didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara;

f.            dikomunikasikan kepada semua personel yang bekerja dibawah pengendalian organisasi dengan maksud agar mereka menyadari kewajiban K3-nya secara individual;

g.           tersedia untuk pihak yang berkepentingan; dan

h.           dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut masih relevan dan sesuai dengan organisasi.

4.     Perencanaan

4.1      Umum

Organisasi harus membuat perencanaan K3 yang efektif dengan sasaran yang jelas dan terukur. Perencanaan harus memuat tujuan, sasaran dan indikator kinerja yang diterapkan dengan mempertimbangkan identifikasi sumber bahaya, pemeringkatan, penilaian dan pengendalian risiko sesuai dengan persyaratan perundangan yang berlaku serta hasil pelaksanaan tinjauan awal terhadap K3.

4.2              Identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko

3.2.1 Identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko kegiatan, produk barang dan jasa harus dipertimbangkan pada saat merumuskan rencana untuk memenuhi kebijakan K3. Prosedur identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus ditetapkan dan dipelihara, serta memuat hal-hal sebagai berikut:

a. pemeringkatan kegiatan berdasarkan kerumitan dan potensi bahaya, serta konsekuensi yang mungkin timbul;

CATATAN 1: Pemeringkatan kegiatan diatur berdasarkan pertimbangan berikut:

1) kerumitan dan pentingnya setiap produk atau kegiatan;

2)    bahaya dan benar dampak (risiko) potensial yang berhubungan dengan keselamatan, kesehatan, Iingkungan, keamanan, mutu dan ekonomi dari setiap produk dan kegiatan; dan

3)    konsekuensi yang mungkin timbul jika suatu produk rusak atau suatu kegiatan dilaksanakan dengan tidak benar.

CATATAN 2: Pelaksanaan pemeringkatan kegiatan secara Iebih jelas dapat mengacu pada dokumen IAEA Safety Standard GS-G 3.1.

b.      kegiatan rutin dan non-rutin;

c.       kegiatan semua personel yang memiliki akses ke daerah kerja (termasuk kontraktor dan pengunjung);

d.      perilaku manusia, kemampuan dan faktor manusia Iainnya;

e.       identifikasi bahaya yang berasal dari luar daerah kerja yang dapat mempengaruhi keselamatan dan kesehatan personel yang berada dalam pengawasan organisasi;

f.        bahaya yang timbul di sekitar daerah kerja oleh kegiatan terkait kerja dibawah pengawasan organisasi;

CATATAN: Bahaya semacam ini dinilai sebagai aspek Iingkungan

g.       infrastruktur, peralatan dan bahan di daerah kerja, yang disediakan oleh organisasi;

h.      perubahan atau usulan perubahan organisasi, kegiatan, atau bahan;

i.        modifikasi pada SMK3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya pada operasi, proses dan kegiatan;

kewajiban hukum yang berlaku yang berkaitan dengan penilaian risiko dan implementasi pengendalian yang diperlukan; dan

k. rancangan daerah kerja, proses, instalasi, peralatan, prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi dengan kemampuan manusia.

3.2.2 Metodologi untuk identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:

a.       ditentukan sesuai dengan ruang Iingkup, sifat dan waktu untuk memastikan agar bersifat proaktif dan bukan reaktif; dan

b.      memberikan identifikasi, prioritas dan dokumentasi risiko, serta aplikasi pengendalian yang sesuai.

3.2.3 Dalam manajemen perubahan, organisasi harus mengidentifikasi bahaya dan risiko K3 yang berkaitan dengan perubahan organisasi, SMK3 atau kegiatannya, sebelum melakukan perubahan tersebut.

3.2.4 Organisasi harus memastikan bahwa hasil penilaian risiko dipertimbangkan pada saat menentukan pengendalian.

3.2.5 Pada saat menentukan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan terhadap pengendalian yang ada, perhatian harus diberikan untuk mengurangi risiko sesuai dengan urutan berikut:

a.       eliminasi;

b.      penggantian/substitusi;

c.       pengendalian dengan rekayasa;

d.      pengendalian administratif dan/atau pemberian tanda peringatan dan lain-lain; e. alat pelindung did.

3.2.6 Organisasi harus memastikan bahwa risiko K3 dan kendali yang ditetapkan, telah dipertimbangkan pada saat menetapkan, menerapkan dan memelihara SMK3.

3.2.7 Organisasi harus mendokumentasikan dan memelihara hasil identifikasi bahaya, penilaian risiko dan kendali yang ditetapkan selalu mutakhir.

CATATAN: Untuk pedoman lebih lanjut tentang identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan kendali, lihat OHSAS 18002.

3.3 Peraturan perundangan dan persyaratan lainnya

3.3.1 Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi dan mengakses peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang dipergunakan terkait dengan lingkup kegiatannya.

3.3.2 Organisasi harus memastikan bahwa peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang berlaku dipertimbangkan dalam menetapkan, menerapkan dan memelihara SMK3.

3.3.3 Organisasi harus memelihara informasi yang dimiliki mengenai peraturan perundangan dan persyaratan lainnya selalu mutakhir.

3.3.4 Organisasi harus mensosialisasikan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya kepada setiap pegawai, serta pihak yang berkepentingan lain yang relevan dan berada di bawah pengawasan organisasi.

3.4 Sasaran

3.4.1 Sasaran K3 yang ditetapkan oleh organisasi sekurang-kurangnya harus memenuhi kualifikasi:

a.         dapat diukur;

b.         satuan/indikator pengukuran;

c.         sasaran pencapaian;

d.        jangka waktu pencapaian; dan e. konsisten dengan kebijakan K3.

3.4.2 Penetapan sasaran K3 harus dikonsultasikan dengan wakil pegawai, bidang/bagian/tim K3, atau pihak-pihak lain yang terkait. Sasaran yang telah ditetapkan ditinjau kembali secara teratur sesuai dengan perkembangan.

3.5 Indikator kinerja

Dalam menetapkan sasaran K3 organisasi harus menggunakan indikator kinerja yang dapat diukur sebagai dasar penilaian kinerja K3 yang sekaligus merupakan informasi mengenai keberhasilan pencapaian SMK3.

3.6 Program SMK3

Program SMK3 yang berhasil memerlukan rencana yang dapat dikembangkan secara berkelanjutan dan menetapkan sasaran SMK3 dengan jelas. Hal ini dapat dicapai dengan:

a.  menetapkan sistem pertanggungjawaban dalam pencapaian sasaran sesuai dengan fungsi dan tingkat manajemen organisasi yang bersangkutan; dan

b.   menetapkan sarana, metodologi dan kerangka waktu untuk pencapaian sasaran. 4. Penera pa n

4.1 Jaminan kemampuan

4.1.1 Sumber daya manusia, sarana dan dana

Organisasi harus menyediakan personel yang memiliki kompetensi, sarana dan dana yang memadai sesuai SMK3 yang diterapkan. Dalam menyediakan sumber daya tersebut, organisasi harus membuat prosedur yang dapat digunakan untuk memantau manfaat yang akan diperoleh maupun biaya yang harus dikeluarkan. Dalam penerapan SMK3 yang efektif perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a.       menyediakan sumber daya yang memadai sesuai dengan ukuran dan kebutuhan;

b.      melakukan identifikasi kompetensi kerja yang diperlukan pada setiap tingkatan manajemen organisasi dan menyelenggarakan setiap pelatihan yang dibutuhkan;

c.       membuat prosedur untuk mengkomunikasikan informasi K3 secara efektif;

d.      membuat prosedur untuk mendapatkan masukan dan saran dari pihak lain yang terkait di bidang K3;

e. membuat prosedur untuk pelaksanaan konsultasi dan keterlibatan pegawai secara aktif.

4.1.2 Integrasi

Organisasi dapat mengintegrasikan SMK3 ke dalam sistem manajemen organisasi yang ada. Jika dalam hal pengintegrasian tersebut terdapat pertentangan dengan sasaran dan prioritas organisasi, maka:

a.    sasaran dan prioritas SMK3 harus diutamakan;

b.    penyatuan SMK3 dengan sistem manajemen organisasi dilakukan secara selaras dan seimbang.

4.1.3 Tanggung jawab dan tanggung gugat

4.1.3.1 Peningkatan K3 akan efektif apabila semua pihak dalam organisasi didorong untuk berperan serta dalam penerapan dan pengembangan SMK3 serta memiliki budaya keselamatan kerja. Organisasi harus:

a.    menentukan, menunjuk, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan tanggung jawab dan tanggung gugat K3 dan wewenang untuk bertindak dan menjelaskan mekanisme pelaporan untuk semua tingkatan manajemen, pegawai, kontraktor, subkontraktor dan pihak lain yang berkepentingan;

b.        mempunyai prosedur untuk memantau dan mengkomunikasikan setiap perubahan tanggung jawab dan tanggung gugat yang berpengaruh terhadap sistem dan program K3;

c. dapat memberikan reaksi secara cepat dan tepat terhadap kondisi yang menyimpang atau kejadian-kejadian lainnya.

4.1.3.2 Tanggung jawab manajemen organisasi terhadap K3 adalah:

a.       manajemen puncak harus mengambil tanggung jawab akhir SMK3;

b.      manajemen puncak dapat mendelegasikan tugas dalam pelaksanaan SMK3 kepada kepala bidang/bagian/tim K3;

c.       kepala bidang/bagian/tim K3 yang ditunjuk untuk bertanggung jawab harus memastikan bahwa SMK3 telah diterapkan dan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan pada setiap lokasi dan jenis kegiatan dalam organisasi;

d.      manajemen organisasi harus memahami kemampuan pegawai sebagai sumber daya yang berharga yang dapat ditunjuk untuk menerima wewenang dan tanggung jawab dalam menerapkan dan mengembangkan SMK3.

4.1.4 Konsultasi, motivasi, kesadaran, dan partisipasi

 4.1.4.1 Manajemen organisasi harus menunjukkan komitmennya terhadap K3 melalui konsultasi dan dengan melibatkan pegawai maupun pihak lain yang terkait di dalam penerapan, pengembangan dan pemeliharaan SMK3, sehingga semua pihak merasa ikut memiliki dan merasakan hasilnya.

 4.1.4.2 Pegawai harus memahami serta mendukung sasaran SMK3, dan perlu disadarkan terhadap bahaya fisik, kimia, ergonomik, radiasi, biologis, dan psikologis yang mungkin dapat mencederai dan melukai mereka pada saat bekerja serta harus memahami sumber bahaya tersebut sehingga dapat mengenali dan mencegah tindakan yang mengarah terjadinya insiden.

4.1.4.3       Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur agar
pegawai menyadari tentang:

a.    konsekuensi K3, aktual atau potensial dari kegiatan kerjanya, perilakunya dan keuntungan K3 dari kinerja perorangan yang lebih baik;

b.    peranan dan tanggung jawabnya serta pentingnya mencapai kesesuaian dengan kebijakan K3, prosedur dan persyaratan SMK3 termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat;

c. konsekuensi potensial akibat tidak mengikuti prosedur yang ditetapkan

4.1.4.4       Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. partisipasi pegawai melalui:

1)        keterlibatan mereka dalam identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendaliannya;

2)        keterlibatan dalam penyelidikan insiden;

3)         keterlibatan dalam pengembangan dan kaji ulang kebijakan dan sasaran K3;

4)         konsultasi jika ada perubahan yang mempengaruhi K3-nya;

5) perwakilan pada masalah K3.

Pegawai harus diberitahu tentang cara partisipasi mereka, termasuk siapa wakil mereka dalam masalah K3.

b. konsultasi dengan kontraktor jika ada perubahan yang mempengaruhi K3-nya. Organisasi harus memastikan bahwa, jika wajar, pihak luar yang berkepentingan dikonsultasikan tentang masalah K3 yang terkait.

4.1.5 Budaya keselamatan

4.1.5.1 Pegawai harus memiliki sikap dan perilaku untuk selalu peduli terhadap aspek K3 dalam pelaksanaan pekerjaannya, melakukan pekerjaannya dengan hati-hati dan teliti, serta selalu mengkomunikasikan hal-hal yang berhubungan dengan keselamatan, peningkatan kinerja dan setiap kejanggalan pada tempat kerja yang mempunyai potensi menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

4.1.5.2 Manajemen organisasi harus dapat menciptakan lingkungan kerja sedemikian rupa sehingga pegawai dapat mengungkapkan isu K3 tanpa takut dipersalahkan, diintimidasi, didiskriminasi atau mendapat sanksi.

4.1.5.3 Manajemen organisasi harus mempromosikan perilaku, tata nilai dan asumsi dasar yang dapat mengembangkan budaya keselamatan yang kuat. Manajemen organisasi harus memantau dan memperkuat sifat-sifat yang telah diidentifikasi yang sangat penting untuk mencapai budaya keselamatan yang kuat dan harus memberikan perhatian pada tanda­tanda awal penurunan sifat-sifat tersebut, yang berarti pula penurunan pada budaya keselamatan.

4.1.6 Pelatihan dan kompetensi kerja

4.1.6.1 Organisasi harus memastikan bahwa setiap pegawai yang pelaksanaan tugasnya dapat berpengaruh pada K3 adalah personel yang kompeten karena memiliki pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman, dan rekaman kompetensinya harus disimpan.

4.1.6.2 Organisasi harus mengidentifikasi dan menetapkan kompetensi kerja dan pelatihan yang dibutuhkan yang berkaitan dengan risiko K3 dan SMK3

4.1.6.3 Prosedur untuk melakukan identifikasi standar kompetensi kerja dan penerapannya melalui program pelatihan harus tersedia.

4.1.6.4 Standar kompetensi kerja K3 dapat dikembangkan dengan:

a.       menggunakan standar kompetensi kerja yang ada;

b.      memeriksa uraian tugas dan jabatan;

c. menganalisis tugas kerja;

d.      menganalisis hasil inspeksi dan audit; dan

e.       meninjau ulang laporan insiden.

4.1.6.5 Kompetensi kerja harus diintegrasikan ke dalam rangkaian kegiatan organisasi mulai dari penerimaan, seleksi dan penilaian serta pelatihan pegawai.

4.1.6.6 Setelah penilaian kemampuan gambaran kompetensi kerja yang dibutuhkan dilaksanakan, program pelatihan harus dikembangkan sesuai dengan hasil penilaiannya yang telah mempertimbangkan perbedaan tingkat tanggung jawab, kemampuan, ketrampilan bahasa dan risiko.

4.1.6.7 Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kompetensi pegawainya, mengevaluasi efektivitas pelatihan atau tindakan lain tersebut, dan rekamannya disimpan.

4.2 Kegiatan pendukung 4.2.1 Komunikasi

4.2.1.1 Komunikasi dua arch yang efektif dan pelaporan rutin merupakan sumber penting dalam penerapan SMK3. Penyediaan informasi yang sesuai bagi pegawai dan semua pihak yang terkait dapat digunakan untuk memotivasi dan mendorong penerimaan serta pemahaman umum dalam upaya organisasi untuk meningkatkan kinerja K3.

4.2.1.2 Organisasi harus mempunyai prosedur untuk memastikan bahwa informasi K3 terbaru dikomunikasikan ke semua pihak dalam organisasi. Ketentuan dalam prosedur tersebut harus dapat memastikan pemenuhan kebutuhan untuk:

a.       mengkomunikasikan hasil dari SMK3, pemantauan, audit dan kaji ulang manajemen pada semua pihak terkait yang bertanggung jawab dan memiliki andil dalam kinerja organisasi;

b.      melakukan identifikasi dan menerima informasi yang terkait K3 dari luar organisasi; dan

c. memastikan bahwa informasi yang terkait K3 dikomunikasikan kepada pihak lain di luar organisasi yang membutuhkannya.

4.2.2 Pelaporan

4.2.2.1 Prosedur pelaporan informasi yang terkait dan tepat waktu harus ditetapkan untuk memastikan bahwa SMK3 dipantau dan kinerjanya ditingkatkan.

4.2.2.2 Prosedur pelaporan internal perlu ditetapkan untuk menangani:

a.       pelaporan terjadinya insiden;

b.      pelaporan ketidaksesuaian;

c.       pelaporan kinerja K3; dan

d.      pelaporan identifikasi sumber bahaya.

4.2.2.3 Prosedur pelaporan eksternal perlu ditetapkan untuk menangani

a.    pelaporan yang dipersyaratkan peraturan perundangan sesuai dengan lingkup kegiatannya;

b.   pelaporan kepada mitra kerja terkait. 4.2.3 Dokumentasi

4.2.3.1 Dokumentasi merupakan unsur utama dari setiap sistem manajemen dan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan organisasi. Proses dan prosedur kegiatan organisasi harus ditentukan dan didokumentasikan serta diperbaharui apabila diperlukan.

4.2.3.2 Organisasi harus dengan jelas menentukan jenis dokumen. Sistem dokumentasi SMK3 harus mencakup:

a.       kebijakan dan sasaran K3;

b.      uraian lingkup SMK3;

c.       uraian unsur utama SMK3 dan interaksinya, dan acuan ke dokumen terkait;

d.      dokumen termasuk rekaman seperti yang disyaratkan oleh standar ini;

e. dokumen, termasuk rekaman, yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang efektif dan terkait dengan manajemen tentang risiko K3-nya.

CATATAN: Dokumentasi harus proporsional dengan tingkat kerumitan, bahaya dan risiko dan dijaga pada kondisi minimum yang diperlukan agar efektif dan efisien.

4.2.3.3 Agar unsur SMK3 terintegrasi dengan sistem manajemen organisasi secara menyeluruh, maka pendokumentasian SMK3 harus diintegrasikan dalam keseluruhan dokumentasi yang ada.

4.2.4 Pengendalian dokumen

4.2.4.1 Dokumen yang disyaratkan oleh standar ini harus dikendalikan. Rekaman merupakan bentuk khusus dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang diberikan pada butir 4.2.6

4.2.4.2 Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a.       menyetujui dokumen sebelum diterbitkan;

b.      kaji ulang dan pemutakhiran yang diperlukan dan menyetujui ulang dokumen;

c.       memastikan bahwa perubahan dan status revisi terakhir dokumen diidentifikasi;

d.      memastikan bahwa dokumen yang berlaku dan tersedia di tempat penggunaan adalah versi yang mutakhir;

e.       memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan diidentifikasi;

f.       memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dan dipandang penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi SMK3 diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan; dan

g. mencegah penggunaan dokumen yang tidak berlaku lagi dan membuat identifikasi yang sesuai bagi dokumen tersebut jika ingin disimpan untuk keperluan lain.

4.2.5 Pembuatan rekaman dan manajemen informasi

Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, dan memelihara rekaman penerapan SMK3 yang mencakup hal-hal berikut:

a.    persyaratan eksternal (peraturan perundangan) dan persyaratan internal (indikator kinerja K3);

b.    izin kerja;

c. risiko dan sumber bahaya yang meliputi keadaan mesin, pesawat, alat kerja dan peralatan lainnya, bahan dan sebagainya, lingkungan kerja, sifat pekerjaan, cara kerja dan proses produksi;

d.      kegiatan pelatihan K3;

e.       kegiatan inspeksi, kalibrasi dan pemeliharaan;

f.        pemantauan data;

g.      rincian insiden, keluhan dan tindak lanjut;

h.      identifikasi produk termasuk komposisinya;

i.        informasi mengenai pemasok dan kontraktor; dan

j. audit dan peninjauan ulang SMK3.

4.2.6 Pengendalian rekaman

4.2.6.1 Organisasi harus membuat dan memelihara rekaman untuk memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan SMK3, dan hasil yang dicapai.

4.2.6.2 Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengambil kembali, meralat dan memusnahkan rekaman.

4.2.6.3 Rekaman harus tetap mudah dibaca, dapat diidentifikasi dan ditelusuri.

4.3 Tindakan pengendalian

4.3.1 Umum

4.3.1.1 Organisasi harus merencanakan pengendalian kegiatan, produk barang dan jasa yang dapat menimbulkan risiko kecelakaan kerja. Hal ini dapat dicapai dengan menerapkan kebijakan standar bagi daerah kerja, perancangan instalasi dan bahan, prosedur dan instruksi kerja untuk mengatur dan mengendalikan kegiatan, produk barang dan jasa.

4.3.1.2 Pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja dilakukan melalui metode:

a.    pengendalian teknis/rekayasa yang meliputi eliminasi, substitusi, isolasi, ventilasi, higiene, sanitasi dan alat pelindung diri;

b.    pendidikan dan pelatihan;

c.    pembangunan kesadaran dan motivasi yang meliputi penghargaan dan motivasi diri;

d.    evaluasi melalui audit internal, penyelidikan insiden dan etiologi; dan

e. penegakan hukum.

CATATAN: Etiologi adalah ilmu yang mempelajari asal-usul dan penyebab penyakit.

4.3.2 Perancangan (desain) dan rekayasa

4.3.2.1 Pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja dalam proses rekayasa harus dimulai sejak tahap perancangan dan perencanaan.

4.3.2.2 Setiap tahap dan siklus perancangan meliputi pengembangan, verifikasi kaji ulang, validasi dan penyesuaian harus dikaitkan dengan identifikasi sumber bahaya, prosedur penilaian dan pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

4.3.2.3 Personel yang memiliki kompetensi kerja harus ditentukan dan diberi wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk melakukan verifikasi persyaratan SMK3.

4.3.3 Pengendalian administratif

Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi pada saat dibuat harus mempertimbangkan aspek K3 pada setiap tahapan. Rancangan dan kaji ulang prosedur hanya dapat dibuat oleh personel yang memiliki kompetensi kerja dengan melibatkan para pelaksana. Personel pelaksana harus dilatih agar memiliki kompetensi kerja dalam menggunakan prosedur. Prosedur harus ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang digunakan.

4.3.4 KO ulang kontrak

Pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan keselamatan dilaksanakan melalui kontrak dan harus dikaji ulang untuk memastikan kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan K3 yang ditentukan.

4.3.5 Pembelian

4.3.5.1 Sistem pembelian barang dan jasa termasuk prosedur pemeliharaan barang dan jasa harus terintegrasi dalam strategi penanganan pencegahan risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Sistem pembelian harus memastikan agar produk barang dan jasa serta pemasok/kontraktor memenuhi persyaratan K3.

4.3.5.2 Pada saat barang dan jasa diterima di daerah kerja, organisasi harus menjelaskan kepada semua pihak yang akan menggunakan barang dan jasa tersebut mengenai identifikasi, penilaian dan pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

4.4 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat

4.4.1 Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menghadapi keadaan darurat atau bencana, yang diuji secara berkala untuk mengetahui kehandalan pada saat kejadian yang sebenarnya. Pengujian prosedur secara berkala tersebut dilakukan oleh personel yang ditunjuk dan hal-hal yang memiliki potensi bahaya besar harus dikoordinasikan dengan instansi terkait yang berwenang.

4.4.2 Organisasi harus melakukan tanggap darurat sesuai dengan situasi darurat sebenarnya dan mencegah atau memitigasi konsekuensi K3 yang terkait.

4.4.3 Dalam merencanakan tanggap darurat, organisasi harus memperhitungkan pihak lain yang relevan, seperti pelayanan kedaruratan dan lingkungan sekitar.

4.4.4 Organisasi harus secara berkala mengkaji ulang dan, jika perlu, merevisi prosedur tanggap daruratnya, terutama setelah pengujian berkala dan setelah terjadinya situasi kedaruratan.

4.5 Prosedur menghadapi insiden

Untuk mengurangi pengaruh yang mungkin timbul akibat insiden, organisasi harus memiliki prosedur yang meliputi:

a.       penyediaan fasilitas Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) dengan jumlah yang cukup dan sesuai sampai mendapatkan pertolongan medik.

b.      proses perawatan lanjutan.

4.6 Prosedur rencana pemulihan keadaan darurat

Organisasi harus membuat prosedur rencana pemulihan keadaan darurat untuk segera mungkin mengembalikan pada kondisi normal dan membantu pemulihan pegawai yang mengalami trauma.

5. Pengukuran dan evaluasi

5.1 Pemantauan dan pengukuran kinerja

5.1.1 Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara berkala. Prosedur ini harus menguraikan:

a.       ukuran kualitatif dan kuantitatif yang sesuai dengan kebutuhan organisasi;

b.      pemantauan tentang dipenuhinya sasaran K3 organisasi;

c.       pemantauan efektivitas pengendalian untuk keselamatan dan kesehatan;

d.      tindakan proaktif kinerja yang memantau kesesuaian dengan program K3, kriteria pengendalian dan operasional;

e.       tindakan reaktif kinerja yang memantau gangguan kesehatan, insiden (termasuk kecelakaan, kejadian nyaris celaka, dll.), dan bukti kejadian lain dan kekurangan kinerja K3; dan

f.     rekaman data dan hasil pemantauan dan pengukuran yang cukup untuk memfasilitasi tindakan perbaikan selanjutnya dan analisis tindakan pencegahan.

5.1.2 Jika diperlukan peralatan untuk memantau atau mengukur kinerja suatu proses, maka organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk kalibrasi dan perawatan peralatan tersebut. Rekaman kalibrasi dan kegiatan perawatan serta hasilnya harus dipelihara.

5.2 Evaluasi kepatuhan

5.2.1 Sesuai dengan komitmennya terhadap kepatuhan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi secara berkala kepatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. Rekaman hasil evaluasi berkala ini harus dipelihara.

5.2.2 Organisasi juga harus mengevaluasi kepatuhannya terhadap persyaratan lainnya yang berlaku. Evaluasi ini dapat digabung dengan evaluasi kepatuhan pada peraturan perundangan, atau dapat juga dipisah. Rekaman hasil evaluasi ini juga harus dipelihara.

5.3 Penyelidikan insiden

5.3.1 Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk merekam, menyelidiki dan menganalisis insiden dengan maksud:

a.       menentukan penurunan kinerja K3 dan faktor lain yang menyebabkan atau memberikan kontribusi bagi terjadinya insiden;

b.      mengidentifikasi kebutuhan akan tindakan perbaikan; c. mengidentifikasi peluang untuk tindakan pencegahan;

d.    mengidentifikasi peluang untuk perbaikan berkelanjutan; dan

e.    mengkomunikasikan hasil penyelidikan tersebut.

5.3.2 Penyelidikan harus dilakukan secara tepat waktu. Kebutuhan yang teridentifikasi untuk tindakan perbaikan atau peluang untuk tindakan perbaikan harus sesuai dengan persyaratan pada butir 5.4 Hasil penyelidikan insiden harus didokumentasikan dan dipelihara.

5.4 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

5.4.1 Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian balk yang aktual maupun potensial dan untuk mengambil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.

5.4.2 Prosedur harus menguraikan persyaratan untuk:

a.      mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan mengambil tindakan untuk mengurangi konsekuensi K3-nya;

b.     menyelidiki ketidaksesuaian, menentukan penyebabnya dan mengambil tindakan untuk menghindari agar tidak terulang;

c.      mengevaluasi kebutuhan tindakan yang diperlukan untuk mencegah ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang sesuai yang dirancang untuk menghindari agar tidak terulang;

d.     merekam dan mengkomunikasikan hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan; dan

e. mengkaji ulang efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan.

5.4.3 Jika tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan mengidentifikasi bahaya baru atau perubahan bahaya atau kebutuhan untuk pengendalian baru atau perubahan pengendalian, maka prosedur harus mensyaratkan bahwa tindakan yang diusulkan harus dilakukan pengkajian risiko sebelum penerapan.

5.4.4 Beberapa tindakan perbaikan atau pencegahan yang diambil untuk mengeliminasi penyebab ketidaksesuaian yang aktual atau potensial harus sesuai dengan besar masalah dan sepadan dengan risiko K3 yang ditemukan.

5.4.5 Organisasi harus memastikan bahwa setiap perubahan yang perlu yang timbul dari tindakan perbaikan dan pencegahan telah dilakukan terhadap dokumentasi SMK3.

5.5 Pen!!Wan did

Manajemen puncak dan manajemen pada semua tingkatan dibawahnya dalam organisasi sebaiknya melakukan penilaian diri untuk mengevaluasi kinerja secara menyeluruh dan kemungkinan untuk peningkatan budaya keselamatan. Hasil penilaian diri harus direkam dan didokumentasikan.

CATATAN: Pelaksanaan penilaian diri secara Iengkap mengacu pada dokumen GS-G 3.1

5.6 Audit internal

5.6.1 Organisasi harus memastikan bahwa audit internal SMK3 dilakukan pada selang waktu tertentu. Manajemen puncak menunjuk pelaksana yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan audit internal untuk:

a. menentukan bahwa SMK3:

1)       memenuhi ketentuan yang disyaratkan oleh standar ini;

2)       telah diterapkan dengan baik dan dipelihara; dan 3) efektif dalam memenuhi kebijakan dan sasaran organisasi;

b. memberikan informasi hasil audit kepada pihak manajemen.

5.6.2 Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara oleh organisasi, berdasar pada hasil penilaian risiko kegiatan organisasi, dan hasil audit sebelumnya.

5.6.3 Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. Prosedur tersebut harus mencakup:

a.    tanggung jawab, kompetensi dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan penyimpanan rekaman terkait; dan

b.    penentuan kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metodenya.

5.6.4 Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan obyektivitas dan ketidakberpihakan pada proses audit.

6. Kaji ulang manajemen

6.1 Manajemen puncak harus mengkaji ulang SMK3 organisasi, pada jeda waktu tertentu, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas secara berkesinambungan. Kaji ulang harus mencakup penilaian untuk perbaikan dan perlunya perubahan dalam SMK3, termasuk kebijakan dan sasaran K3. Rekaman kaji ulang manajemen harus disimpan.

6.2 Masukan terhadap kaji ulang manajemen harus mencakup:

a.    hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi;

b.    hasil partisipasi dan konsultasi;

c.    komunikasi yang relevan dari pihak luar yang berkepentingan, termasuk pengaduan;

d.    kinerja K3 organisasi;

e.  tingkat pencapaian sasaran K3 telah dipenuhi;

f.   status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan;

g. tindak lanjut dari kaji ulang manajemen sebelumnya;

h.    keadaan yang berubah, termasuk perkembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang terkait K3;

i.      rekomendasi untuk perbaikan; dan

j.      hasil penilaian diri (jika dilaksanakan).

6.3 Hasil kaji ulang manajemen harus konsisten dengan komitmen organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dan harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang terkait dengan kemungkinan perubahan pada:

a.    kinerja K3;

b.    kebijakan dan sasaran K3;

c.    sumber daya; dan

d.    unsur lain dari SMK3.

Hasil yang relevan dari kaji ulang manajemen harus tersedia untuk keperluan komunikasi dan konsultasi.